Az archív szoba követelményeknek. Az alapvető szabályok szervezetek Archives

Archívum lehet formájában egy külön szerkezeti egység egy szervezet vagy szerves részét képezi az irodai élet. Ez attól függ, hogy a kötet a meglévő dokumentum.

Hogyan szervezzük meg

Archívum létrehozásakor bármilyen cég vagy szervezet megköveteli egy sor konkrét intézkedések:

1. Be kell, hogy válassza ki a megfelelő tárhely dokumentumok tárolására és megfelelően szereljük fel.
2. Ügyelni kell arra, hogy olyan feltételek megteremtésére, amelyek megfelelnek a szabványnak.
3. Meg kell felszerelni, hogy a műszaki szempontból - megvásárolni és telepíteni a szükséges felszerelések az archívumban.
4. Az adattár köteles megszervezni eljárás megszervezésére archiválását összes szükséges dokumentumot.
5. Meg kell kidolgozni és hagyja jóvá a szabályozási keret az egység.

Ezen intézkedések végrehajtásának biztosítja a biztonságos archív dokumentumok és tartja őket a kívánt állapotban.

Ki a levéltáros

És mik a követelmények a munkások, hogy lesz részt vesz a szervezet az archívum és a további dokumentumok tárolása? Lehetnek együttes helyzetének és a kapust is, például egy titkárnő vagy a recepciós?

Levéltáros - a szakember, akinek feladata, hogy megszervezze levéltári tevékenység. A biztonság és a dokumentumok bízott rá, ő viseli a teljes felelősséget. Munkája nélkül nem lehetséges halad a konkrét utasítást, vagy akár (ha szükséges) szakmai gyakorlat az intézmény az Állami Levéltár.

Feladatai átvihetők egy másik alkalmazott, hogy dolgozik részmunkaidőben. Jellemzően a levéltáros feladatait vannak hozzárendelve az egyes munkavállalók esetében, ha az összeg letétbe dokumentáció elég nagy. A nagy szervezetek, személyzeti külön helyzetben erre a célra. Ebben az esetben azonban általában áll egy munkaköri leírás meghatározza, hogy milyen típusú munkát bízott a levéltáros, valamint a jogok és kötelezettségek.

A legfontosabb dolog - az eljárás

Esetekben továbbítják az archív szervezet szerint egy speciálisan kifejlesztett grafikus. A rajz kell egyeztetni a feje az egyes osztályok, akik továbbítja a dokumentumokat, és hagyja jóvá a levéltáros. Mivel a munkaanyagot az archívumban nem csak a tárolt, hanem alkalmanként használják, meg a szabályokat a kibocsátásuk (adott esetben) kérelmet nyújtott be a szervezet, valamint a külső érintettek.

Szállítási dokumentumok ünnepelte a bizonyos könyvek regisztráció. vannak követelmények, megrendelések, hat a ügyek átadása az ideiglenes használata harmadik fél eljárások a regisztrációs folyamat (többek között ezek lehetnek az ügyészség és a bíróság). Kibocsátott dokumentumok legfeljebb egy hónapon saját alkalmazottai, és legfeljebb három hónapos - képviselői pártszervezetüket.

Az alapvető szabályok szervezetek Archives

Acts archívum, valamint bármely szerkezeti egység alapján különös rendelkezések által jóváhagyott, a menedzsment. Az alkalmazottak azt a munkájukat tartsák a saját munkaköri leírások. Az elfogadott rendelkezések a társaság által, meghatározza azokat az alapvető szabályokat, a levéltár (a helyzetét a funkcionális intézkedés a jogok és felelősségek és összetétele a szükséges dokumentáció). Annak alapvető feladatai közé tartozik:

1. Kiegészítik az archív dokumentumok, amelynek összetétele szerepel külön fejezetben a rendeletek.
2. Nyilvántartást vezetni anyagok és tartsa őket biztonságos.
3. Fejlődni, hogy a rendelkezésre álló iratok azon támogatásokat.
4. Lehetővé teszi, hogy az eljárást az archívumban tárolt anyag.

Ha a szervezet dokumentumokat, amelyek relevánsak lehetnek a Levéltári Alap, az Orosz Föderáció, majd elkészíti és benyújtja azokat az állandó tárolás céljából a tároló állam egyik külső problémák szerkezeti egység.

annak működését

archiválási rendszeresen származó feladatait. Ezek közül a legfontosabbak a következők:

1. Fenntartása listákat a saját források megszerzése, azaz a szervezetek vagy az üzleti egység.
2. Vedd őket, rendezett módon iratok megőrzésre.
3. Vegye figyelembe az anyagok és biztosítja azok teljes biztonságban.
4. Alakítás és fenntartása súgórendszerhez kapcsolatos levéltári dokumentumokat.
5. Magatartási tájékoztató szolgáltatás menedzsment és az összes szerkezeti egység a szervezet.
6. Szervezze a problémát, és használja a dokumentáció szerint az egyének és egyéb szervezetek, hogy megvizsgálja és elemezze a folyamat használatra.
7. Készítsünk nyilatkozatok és hivatalos választ állampolgár kéri a szociális és jogi jellegű.
8. Tevékenységet végez, a vizsgálat értéke egy dokumentum, szervezni, eljárás átadása céljából állandó tároló az önkormányzati vagy állami archívum (abban az esetben, ha a szervezet a fenti források megszerzése levéltárak).
9. Helyességét kialakulásának és tömörített fájlokat a megszerzése források - mind a saját szerkezeti egységek és más szervezetek.
10. A munkát megszervezni tartására az üzleti vállalkozás nómenklatúra.
11. Hogy gyakorlati és módszertani segítséget dokumentáció egyes szerkezeti egysége.
12. Részt vesznek a fejlesztési és iratok kezelése.
13. Ahhoz, hogy részt vegyenek a rendezvények céljára képzése levéltárosok és munkakörben dolgozók kapcsolódó dokumentumok kezeléséhez.

Hol helyezzük

Nézzük, mi van ott, hogy az archív szoba követelményeknek. A legfontosabb, amit figyelembe kell venni, - hogy azt minden esetben tilos az épületek a régi karakter faépületek épületek, ami lehet nyers, nem csak a fő szoba, de padlások-es pince, valamint az épületek, van kályha fűtés.

Ha a szerkezet az egész van kialakítva tárolására papír dokumentumok, akkor egy archív jelentik szükségszerűen egy elszigetelt szobában.

Ha a szervezet a közeljövőben tervezi, hogy létrehozza saját archívum, itt a lehetőség, hogy megismerkedjenek a követelmények listáját, hogy figyelembe kell venni az előkészítés folyamatában. Szóval, mik a fő követelmények az archívum szoba, amelynek feladata -, hogy gondosan és biztonságosan tárolja az összes szükséges dokumentációt?

A lista, hogy mi szükséges a rendelkezésére kell bocsátani

1. Archive.
2. A helyiség tervezték dokumentumok átvétele, átmeneti tárolásával és akklimatizáció.
3. A szoba, ahol a dokumentumokat fogja használni.
4. Műtő (vagy szoba) az alkalmazottak számára.

Ha a hely nem elég ...

Abban az esetben, ha a fájl szoba teret nem teszi lehetővé annak lehetőségét elrablását alatta több helyiséget dedikált egyetlen helyet kell zónákra osztották elválasztva,. Az alapvető követelmény, amelyet meg kell szigorúan ragaszkodni ebben az esetben - különíthetők el egymástól tárolási helyét a dokumentumok és dolgozni velük.

Egy külön helyiségben, vagy egy speciálisan kialakított és kiigazítani a dokumentumot tároló épület használható tartalék van szükség el kell távolítani objektumokat hordozva szempontjából lehetőségét tüzet. Példaként említhető a parkolók, garázsok és benzinkutak. Nagyon közel az épület, illetve a helyiségek archív nem lehet tárgyakat szolgálhat légszennyező források.

Ideális esetben a fájlok mindig helyezni egy külön kijelölt csak erre épült az összes szükséges szabályokat és előírásokat. De, sajnos, a valóság diktálja a feltételeket, és a legtöbb szervezet tárolja a dokumentumokat a már meglévő létesítmények, átalakított, és alkalmas erre a célra.

Hogy a jogot, hogy beszélni

Megismerjék a szabályozási követelmények az épületek és helyiségek az archívumban. Ezek a következők:

1. Az épület, amely állítólag a jövőben a tárolás szükséges utalni a számos adminisztratív. Szigorúan tilos elhelyezni az archív ahol catering szolgáltatások, élelmiszer raktárak, üzletek a kategóriában a gyúlékony anyagok és agresszív, valamint a vonatkozó kémiai technológia alkalmazását.
2. Kizárt helyezve egy fűtetlen szobában, és amennyiben nem tesz eleget a higiéniai követelményeknek. Az elfogadhatatlan a elhanyagoltság levéltári épület említettük.
3. Különösen fontos, hogy tűzvédelmi követelményeknek megfelelő az archívum szobában. A biztonsági esetleges tűz - az egyik legfontosabb feltétele a biztonságos tárolás dokumentációt. 2009 januárjában az orosz kulturális minisztérium által rendelés No. 3 elfogadott egy sor szabályozási követelmények meghatározott különleges szabályok tűzbiztonsági az Orosz Föderáció kormánya és az önkormányzati levéltárakban. Amikor a készülék dokumentumtár e rendeletek is kötve.
4. Az épület kialakításánál, hogy biztosítsa a lehetetlensége árvíz. A helyiség van szükség, hogy egy vészkijárat. Semmilyen esetben sem átmegy rajta a fő cső (víz-csapágy vagy gáz).

Lehetséges, hogy a fájl elhelyezése a pincében?

Nem ajánlott elhelyezését archív tároló a pincében szoba a felső emeleten, vagy elváltozások, mint padlástérben.

Vészhelyzetekben lehetnek kivételek e szabály alól. Ezek elfogadják, ha a pincében száraz és jól fűtött, felszerelt mechanikus szellőztetés, amely képes biztosítani egy vagy két órát tripla légáteresztő. Archív terek vagy tetőtérben csak akkor lehetséges, feltéve, hogy a megfelelő hőmérsékleten és páratartalom mellett.

Egy nagyon fontos követelmény helyiségek archiválni tekintetében a vezetékeket eszköz. Akkor köteles zárva légmentesen foglalat. Zsinórok hordozható elektromos berendezések vannak ellátva gumi szigeteléssel. Amennyiben nem hozhatók beltérben vagy közös tároló emelet megszakítók.

A kiválasztott nem porzó és nem korrozív anyagok, mint építőanyagok befejező archív tárak. tűzoltó rendszert fel kell szerelni olyan eszközökkel semleges, biztonságos dokumentumokat. Nem szabad használni a tűz a boltban, többek között fűtőtest vagy helyezzen idegen tárgyakat.

Összefoglalva

Csökkentés után a kiválasztott terület megfelel a fenti követelményeknek az archívum szoba, hogy a végső döntést az alkalmasságát vagy alkalmatlanságát a használatra. Vegyünk egy ilyen döntés ellenőrzése után a lehető egészségügyi és járványügyi állomás és az állami tűzoltóság felügyelet. Az archív lehet elhelyezni, ahol a tervek szerint csak az eljárás után a részletes vizsgálatot.

Ennek célja -, hogy tisztázza a tűz szoba, és meghatározza a megfelelő szinten, hogy megvizsgálja a főbb szerkezeti tartósság biztosítása erőssége közötti átfedés padló a számítás a potenciális terhelés (felszerelések az archívumot, és a súlya a tárolt dokumentumok), megtekintéséhez és az aktuális állapotát a szellőztető és fűtési rendszerek.

Az ellenőrzés képviselőjeként részt a szervezet (általában a dolgozók a jövőben archív), és az alkalmazottak az összes érintett szolgáltatás - .. Building, tűzvédelmi, biztonsági stb vizsgálatának eredményei tükröződnek a készítmény a végső aktus.