Levéltári menedzsment szervezet: GOST, utasítások, dokumentumok, szabályok. Irányelvek levéltári kezelése

Levéltári iratkezelési szabályok tartalmazzák a legfontosabb követelmények, hogy működjön együtt az iratok és anyagok nem vesznek részt a jelenlegi tevékenységét a társaság. Ezek szerint formázott a jelen szabályozási keretek, szabályozási köre feldolgozás, összeállítás és az információ tárolása. Használt kulcsfogalmak keretében a készletek Standard levéltári Management. Kidolgozásakor ezeket figyelembe fejlesztések a technológia használatának, valamint a fejlett információs technológia. Tekintsük további alapján levéltári kezelése.

előfordulás

Irányelvek levéltári iratkezelés alkalmazni a kormányzati szervek. Ők is szükség tevékenykedő vállalkozások bizonyos típusú munkát. Különösen a szabályozás vonatkozik a része a leírás, a regisztráció, megőrzése és a dokumentumok felhasználása a Levéltári alap az Orosz Föderáció, a továbbiakban az állami tulajdon.

Alosztások vállalkozások, dolgozó film, fonográf, video, fényképek, térképek, tudomány és technológia, telemetriai adatokat, rendelkezései szabályozzák meghatározott tervezési és jelentési.

Az adó és a jogot az szervezeteknek az archívumban ideiglenes tárolására dokumentumok az RF AF alapot ad az ágazati jogszabályok (1993-tól), a pozíció (1994 és 1998). A szabályozási keret alkotják a jogi aktusok, regionális jelentőségű. Tekinthető a szabályok nem vonatkoznak a dokumentumok, a munka, amely szabályozza a szövetségi törvény № 5485-1 és elnöki № 1203 -tól 1995/11/30, a

befejezés

Ez egy szisztematikus feltöltése a dokumentumfilm alapja a vállalati egységek. Felvette meghatározását tartalmazza:

1. Forrásokból.
2. Az anyagok összetételét is kapott.

Ennek részeként tevékenység is folyik közvetlen átadását dokumentumok az archívumban. Mivel források:

1. gazdálkodó egység.
2. Fizikai személyek.
3. Alárendelt felépítésének.

Az anyag összetétele a

archiválási iratkezelési utasítás meghatározza, hogy a beszerzés végezzük átmenetileg (10 év alatt) esetek és tartós tárolása. Összefoglalja információt személyzet. Az esetekben, amikor a szavatossági ideje kevesebb, mint 10 éve, mint általában, a levéltár nem kerülnek át. Ezeket tartalmazza a vonatkozó részeit a vállalkozás. Végén eltarthatósága ilyen dolgokat meg kell semmisíteni. Részletek az egyéni jelleg továbbított kérésére a tulajdonos. Ezt követően megküldik azokat az Állami Levéltár állandó tartalmat. Az átruházás is anyagok Vállalatok prekurzor és felszámolták alárendelt struktúrák.

Levéltári iratkezelő és nómenklatúra

Jogosult alkalmazottak munkát végző vállalati információs anyagok, hogy egy szisztematikus esetek listáját. Felhívta a nómenklatúra. Annak kialakulását jelzi eltarthatóságát anyagokat. archiválási iratkezelési utasítás előírja a felhatalmazott osztály figyelemmel kíséri és elősegíti a szolgáltatásnyújtás a kidolgozása a nómenklatúra. Szisztematikus lista alapjául szolgál a kialakulását készletek információs anyagok állandó és ideiglenes (legfeljebb 10 éves) tárolására. Nómenklatúra is jelentős számviteli bizonylatot. Ezt alkalmazzák a regisztrációs esetekben ideiglenes tárolása, beleértve a rövidebb időtartamú, mint 10 éve. A megállapított nómenklatúra rendszerezése séma alkalmazható, ha a fejlődő kartoték végrehajtott cselekmények.

besorolás

Tartása levéltári kezelése végzik háromféle nómenklatúra:

1. Tipikus.
2. Példaértékű.
3. Egyéni (egy adott cég.)

Az először meghatározza az összetétele az anyagok keletkezett hasonló intézmények. Standard nómenklatúra kell tekinteni a szabályozási dokumentum. Hozzávetőleges rendszerezése határozza meg a közelítő összetétele információs anyagok vállalkozások, amelyekre nézve a cselekvés, jelezve az index. Ez egy ajánló jellegű. Az ilyen típusú rendszerezés kialakításához használt egyéni tartomány és átvisszük azt változtatások nélkül.

előkészítés Jellemzők

A dokumentumok archiválási vállalati iratkezelés rendszerezte az előírt formában nómenklatúra szerint a szerkezeti egységek. Az utóbbi szülessenek és aláírja a vezetők.

A nómenklatúra a vállalkozás készül az általános formában. Ez kézjegyével a fejét az archívumban, vagy a felelős személy által aláírt, a fejét a szolgáltatás nyújtása vagy meghatalmazott alkalmazottja. Nómenklatúra jóvá kell hagynia a szakértői bizottság, majd hagyja jóvá az igazgató a cég. Miután ilyen eljárások lefolytatásáért fej szerkezeti megosztottság a vállalaton kivonatát az érintett szakaszok.

A nómenklatúra a következő évre alakult az utolsó negyedévben a jelenlegi időszakban. Harmonizációs végezzük legalább 1 alkalommal 5 év. Ha megváltoztatja a szerkezetét és funkcióit a vállalkozás, egy új nómenklatúra.

Összeállításának folyamatát ügyek

Formáció, az egyesülés tevékenysége összhangban végzett nómenklatúra. Levéltári irányító szervezet magában foglalja a rendszerezése információk szerint a mappa neve. Nem megengedett csoportosítása két példányban és a huzat. A kivételek nagy értékű járműveket. Nem helyezhető a papír mappában kell visszaküldeni.

Fenntartása archív nyilvántartás végzett egy központosított kezelése anyagok információ nyújtása, valamint a decentralizált - mind a szerkezeti egységek, valamint a fenti ágazatba. Csoportosítása végezzük közvetlen felügyelete alatt a felelős személyek biztonságát adathordozók. Ha szükséges, be lehet vonni a munkavállalók az Állami Levéltár.

Key követelmények

Levéltári iratkezelő végzik megfelelően a jogszabályi előírásnak. Az alkotó mappák információhordozók kell felelnie az alábbi követelményeknek:

1. Anyagok ideiglenes és állandó tárolása külön vannak csoportosítva.
2. A mappa tartalmazza egy példányban a papír.
3. A mappa legyen jelen anyag egy naptári évben. E szabályozás azonban vannak kivételek. Ezek közé tartoznak:

• személyes fájlokat, amelyek keletkeznek teljes időtartama alatt az érintett munkavállaló;
• anyagok és szerkezetek választott állandó bizottságok velük helyettes csoportok regimented időszakában összehívását;
• Papír oktatási intézmények, végrehajtotta és csoportosítani tanévben;
• színházi anyagok jellemző tevékenysége a szezonban;
• történetek, és így tovább.

A mappa kisebbnek kell lennie, mint 250 lap, és vastagsága nem több, mint 4 cm.

Csoportosítása közigazgatási aktusok

Levéltári menedzsment megköveteli rendszerezése különböző információhordozók. Ezek többek között attribútum és a közigazgatási aktusok. Ezek szerint vannak csoportosítva típusától és időrendje alkalmazások:

1. A rendelet által elfogadott alapszabályban szabályozási aktusok jár mellékleteket. Vannak csoportosítva. Ha a rendelkezések, rendeletek, törvények hagytak jóvá, mint önálló jogi aktusok, rendszerezése, az egyedi esetekben.
2. Rendelések és döntéseit a nagyobb struktúrák azok végrehajtásának vannak csoportosítva területeken a vállalat.
3. Végzések személyzet, rendszerezte szerint a megőrzési idő. A nagy mennyiségű információt anyagokat célszerű cselekmények különböző oldalain a társaság, csoport külön-külön.
4. Rendelések a legfontosabb tevékenységi területek rendszerezzük külön jár a személyzet. Például a sorrendben levéltári irányítása szerepel abban a mappában, és kinevezését a fejét felelős osztály - a másikba.
5. Jóváhagyott határokon, jelentések, becslések tételes listákat, tervek és így tovább. külön csoportosítva tőlük projekteket.
6. Elhelyezkedés dokumentumok személyes fájlok végezzük a beérkezés sorrendjében.
7. Arc személyzet bérköltsége rendszerezve külön mappa. Ezek ábécé sorrendben.
8. Panaszok, javaslatok, állampolgári panaszok tevékenységére vonatkozó, a vállalat nyilvántartása a mérlegelés és végrehajtás külön csoportosítva a panaszok a magánszemélyek személyes ügyek.
9. Rendszertan levelezés szokásosan egy naptári időszak időrendi sorrendben. Ebben az esetben a válaszok után elhelyezett kérdésekre. Abban az esetben, megújítása lehetséges egy adott témában, amely akkor kezdődött az előző évben, a csatolt dokumentumokat a mappában a jelenlegi időszakban. Ebben az esetben azt jelzi, az index az előző évben.

Így információhordozók elfogadott megőrzésre

Levéltári kezelése számos olyan követelmények szerkezeti egységek, dolgozó papíralapú dokumentumokat. A szállítók lehet részleges vagy teljes. Ez függ a tárolási idő. Teljes bejegyzés végezzük tekintetében ideiglenes dokumentumok (10 év alatt), állandó tartalom, valamint a hat személyzet. Ez magában foglalja:

1. Keménytáblás / kötőanyag mappát.
2. A számozás a lapok.
3. Elkészítése az oldalt tanú.
4. Képződése belső nyilvántartási, ha szükséges.
5. Hogy változtassanak a részleteket a fedlapot. Úgy tud fogni a neve a vállalkozás, a regisztrációs számot a mappák, a szélsőséges dátumokat, és így tovább.

Anyagok ideiglenes tárolása, beleértve a rövidebb időtartamú, mint 10 éve készült részben. Tehát nem végezhetnek rendszerezése értékpapírok a mappában, nem számozott listákat, ne legyen megbízhatósági címkét.

árnyalatok

Levéltári kezelése - olyan tevékenység, amelyben a szakemberek nem csak a biztonsági információhordozók, hanem a lehetőséget, hogy működjön együtt velük amennyiben szükséges. Ebből a célból az minősülő cselekmények a mappát, által benyújtott négy szúrt egy karton fedelet. Azt is lehetővé tette, hogy kötődnek figyelembe véve annak lehetőségét olvasási szövegek, állásfoglalások, időpontot vízumok minden újságban.

A felkészülés a csoportosítása fém kötőelemek eltávolítjuk. Szánt anyagok tartós tárolása és amely különösen értékes vagy formázatlan cselekmények mappákban kapuzott három szelep húrok vagy speciális dobozokban.

Amennyiben jelen vannak gazdátlan dokumentumok személyes jellegű (munka könyv, igazolványok, katonai kártyák, stb.), Azok külön borítékban és benyújtani, hogy a többi anyag. Végén a mappa jelen kell lennie egy üres lap tanú. Az elején a mappát varrt formában a belső leltárt. Annak biztosítása érdekében, a biztonság és a sorrendben elrendezése minden papírlap számozott arab számokkal. Ez a szabály nem vonatkozik arra az oldalra, és tanú formák leltár. Szám kerül a ceruzát a jobb felső sarokban.

Sheet-tanú

Ez történt szerinti sorrendben. Ez tartalmazza a szavak és számok:

1. A lapok számát számozás.
2. Az oldalak száma a belső leltárt.

A lap tanú azt is kimondja, számozás jellegét. Különösen annak megállapítására, hogy betűkkel indexek, a hiányzó kódokat, oldalszámok ragasztott fényképek, nagy formátumú oldalak, és így tovább. Ezen túlmenően, a lapon jelenlétét jelzik brosúrák a mappában, ha nincs megjelölve a fő számozás. Sheet-tanú vised fordító. Későbbi változások a status és összetétele mappákat kell jelölni benne hivatkozva a vonatkozó jogszabályok. Nem szabad, hogy lapos tanú a címlapon egy mappa vagy nettó forgalma az utolsó oldalon, a dokumentum azt.

belső nyilvántartási

Úgy van kialakítva a tárolás és a számviteli információs anyagok ideig (több mint 10 év) és a folyamatos tartalom. Belső leltár összeállított vállalkozások által létrehozott fajták dokumentumok címei amelynek tartalmát nem hozták nyilvánosságra. A nyomtatvány közölt adatok a sorszámát támadások mappa indexek, címek, dátumok és az oldalszámot.

Belső leltár csatolt összefoglalója rekordot. Kifejtette számokkal és szavakkal dokumentumok számát tartalmazza, csakúgy, mint a lapok száma alkotó azt. Támogatja belső nyilvántartási fordító. Ha egy mappa van kötve vagy tűzött forma nélkül, a összeállított listát csatlakozik a belsejét az előlapot.

Változások az anyagok összetételét meg kell jelennie a mappában „Notes”. Konkrétan arra utal, hogy az eltávolítása, cseréje papíralapú másolatát, beleértve a kiegészítő iratok egy mappában. Ugyanakkor letette utalásokat a vonatkozó jogszabályok. Ha szükséges, ki lehet alakítani az új bejegyzést a lap összefoglalja belső nyilvántartási, valamint a felirat tanúi mappát.