A szerződések tárolása a szervezetben: szabályozási keret, határidők

A szerződések megtartása bizonyos problémákhoz kapcsolódik. Különösen egyes esetekben nagyon nehéz meghatározni, hogy az adott dokumentum melyik típusát kell rendelni, mennyit kell tárolni, milyen feltételek mellett, hogyan kell megsemmisíteni, stb. Mindezeket a tényezőket a törvény szabályozza, de mivel a különböző helyzetekben ugyanaz a szerződés eltérő tárolási időt igényel, gyakran vannak mindenféle problémák, kétértelmű értelmezések stb. Ezt mind meg kell érteni, bár nehéz lehet. Nyilvánvaló, hogy a jogszabályok követelményeinek be nem tartása olyan területeken, mint a szerződések archívumban való tárolása, az iratkezelés nemcsak nem hatékony, hanem veszélyes is lehet az esetleges büntetés vagy pénzbüntetés szempontjából.

Miért kell tárolni?

A szerződéseknek folyamatosan rendelkezésre kell állniuk nemcsak a cselekvés idején, hanem azt követően is. Talán némi információra van szükség, ami tükröződik ebben a dokumentumban, bizonyos adatokkal, amelyeket a vezetőség igényel, és így tovább. Sok ellentmondásos helyzet, amely rendszerint abból áll, hogy egy vagy másik fél tisztességtelenül közelít kötelezettségeinek teljesítéséhez, bíróságon kívül, bíróságon kívül, szerződésen kívül is megoldható. Figyelembe kell venni a bizonyos időszakok ellenőrzésének lehetőségét is, amelyet az állami ellenőrző szervek végeznek. Kérhetnek dokumentációt egy meghatározott időszakra is, és ha a szerződések megkötése a szervezetben, a megsemmisítés határideje és más hasonló funkciók nem megfelelően teljesülnek, nagyon jelentős bírságot szabhatnak ki. Természetesen a vezetés bűnös lesz az első dolog, de a helyzet stabilizálása után a főnök emlékezni fog, akinek a hibája egyenlő helyzetben volt. Vagyis a szerződéseket és minden egyéb dokumentumot szigorúan meg kell őrizni. Sok vállalatnál általában inkább rendszeresen bontják ki az archívumot, és általában nem semmisítenek meg semmilyen dolgot a lehetséges problémák elkerülése érdekében, mint hibázni, majd rendezni a következményeket.

törvényhozás

A törvény egyértelműen írja le a szerződések tárolását a szervezetben , ha nem vesszük figyelembe azt a tényt, hogy nem mindig lehet megfelelően értékelni egy adott dokumentumot. Összességében nincs külön jogszabály közvetlenül a szerződésekre, hanem a működés, a szervezetek, az állami intézmények, az önkormányzati szervek stb. Folyamatában kialakult tipikus levéltári dokumentumok (vagy adminisztratív archívumok) általános listáján szerepelnek. A listák mindkét változatát, mind a vezetői, mind a közönséges dokumentumokat az Orosz Föderáció Kulturális és Tömegkommunikációs Minisztériuma rendelésével hagyják jóvá. A kezelési dokumentumokról szóló okirat a 2010. augusztus 25-én kelt 558. számú, a második típus pedig a 2007. július 31-i 1182-es szám. Erősen ajánlott ezeknek a dokumentumoknak a tanulmányozása, de a legjobb választani maguknak az adott intézményben használt papírokat, és egy bizonyos felelősségi területre utalni. Túl sok információ van a listákban, hogy emlékezzen rá mindennek, de ha meghatározták, hogy melyik dokumentáció kapcsolódik ahhoz, hogy mennyi és mennyi tárolt, valószínű, hogy a szerződések tárolása sokkal könnyebbé és könnyebbé válik. Sok esetben az összes használt papírok 3-4 pont alatt vannak, részletesen tanulmányozni, ami nem olyan nehéz.

Különböző típusok

A szerződések elosztására két fő rendszert használnak. Tehát a legkevésbé elterjedt rendszer az eltarthatósági időt jelenti. Rövid távú, hosszú távú és tartós tárolást biztosít. Az első lehetőség 10 évig tartó szerződés fennállását jelenti. A második - több mint 10 év. A Permanent leggyakrabban csak akkor használatos, ha egy dokumentumot egyáltalán nem tud elpusztítani. Ez a rendszer nem túl kényelmes. A szerződéseknek az archívumban való megtartása, amelynek feltételeit így határozzák meg, gyakrabban okoz zavart és hibákat, mint valóban segít a dokumentumkezelés helyes feldolgozásában. Ezért a gyakoribb rendszer a szerződés típusához kötődik. A vállalkozások többségében három alapvető változat létezik: profil, gazdasági és munkaerő. Az első és a második általában hasonló, és általában csak öt évig tartanak. Nyilvánvaló, hogy a profil minden olyan szerződést és általános dokumentumot jelent, amely közvetlenül kapcsolódik a szervezet fő tevékenységi köréhez. A harmadik, munkaszerződésű szerződések sok esetben csak 5 évig tárolódnak, de egy bizonyos helyzetben ez az időszak jelentősen megnőhet. Például, ha nincs személyes fiók, akkor egy ilyen munkaszerződést 75 évig kell tartani, ami nem túl kényelmes. Valójában, ha nem különösebben megy a problémába, feltételesen korlátozhatja a tárolási időt 5 évre, és már nem emlékszik a problémára. De ilyen helyzetben nagyon valószínű, hogy bizonyos tényezők kihagyhatók, ami megnövelheti azt az időszakot, amely alatt az ilyen formátumú szerződések tárolását feltétlenül el kell végezni, majd pontosan olyan pénzbüntetést vagy más gondokat kereshet, amelyeket minden kedves ember megpróbál elkerülni.

Átvitel az archívumba

Az archívumra vonatkozó szerződések átruházására vonatkozó eljárás, amelynek feltételei már lejárt, a vállalkozástól függően eltérőek lehetnek. Bizonyos esetekben az alkalmazottak egyszerűen összeillesztik a dokumentumokat, és egy sötét sarokba teszik őket, ami archívumnak számít. De egy másik cégnél az egész folyamat egyértelműen leírható a normatív dokumentációban, az archívum különálló személy, vagy akár speciális nómenklatúrák, a bejelentés létrehozására vonatkozó szabályok, a napló stb. Mindkét lehetőség kényelmes lehet, sok tényezőtől függően. Például az első lehetőség alkalmas egy kis méretű vállalat számára. Nem lesz olyan sok dokumentum, amely mindig problémamentes lehet ugyanabban a sötét sarokban. De a második jelzett helyzet már alkalmas olyan komoly cégekre, amelyek nagyszámú alkalmazottal rendelkeznek, és egyszerűen arra kényszerülnek, hogy valahogy ne feküdjenek bele a dokumentum forgalmába. Az általános szabály, amely megkülönbözteti a szerződések tárolását a tulajdonjog bármely formájának megszervezésében, az az archívumra történő átvitel ideje. Általános szabályként az alkalmazottaknak meg kell küldeniük a dokumentumokat legfeljebb egy bizonyos időszakot megelőzően, függetlenül attól, hogy valóban lejártak-e. És általában ez az archiválás az év elején történik. Vagyis ha februárban fejeződik be a szerződés, akkor még várnia kell a következő évre, hogy tárolja.

megsemmisítés

Amint már említettük, egyszerűen lehetetlen megsemmisíteni a szerződést. Először meg kell győződnie arról, hogy valóban átment a megfelelő időben. Csak akkor tudja elpusztítani ezt a dokumentumot. De ezek a cselekmények gyakran veszélyesek lehetnek következményeik miatt, ezért a legtöbb munkavállaló inkább csak és kizárólag a vezetés szankcionálására kötelezi őket. Ez úgy néz ki, hogy a munkavállaló összegyűjt egy minta minden olyan dokumentációból, amelynek lejáratát már kiadták vagy véget ér. A vállalkozásnál a szerződések tárolását lehetőleg úgy kell kialakítani, hogy ez a mintavételi eljárás ne tartson sok időt. Ezután a kapott lista alapján jelentést készít a vezetőségnek, a dokumentumot aláírják, benyújtják, és csak akkor, ha mindez megtörtént, megkezdi a szerződések és más hasonló értékpapírok közvetlen megsemmisítését. Az archívumban a szerződések állandó jelleggel történő fenntartása nem a legjobb megoldás, különösen azért, mert egyes cégek még egy kis pénzt keresnek, így a szemetet és így tovább.

Példa a számviteli és tárolási rendszerre

Annak érdekében, hogy jobban megértsük a funkciók és a főbb tevékenységi területeket, a rekordkezelés szervezésének viszonylag egyszerű példája lehet. Tehát van egy alkalmazott, általában a könyvelési részleg valamelyik tagja, aki felelős az ügyfelekkel vagy más hasonló értékpapírokkal való szerződéskötésért. Van egy külön mappája, ahol állandóan dolgoznak, miközben dolgoznak. A szerződés lezárásakor egy másik mappába kerül. Kívánatos létrehozni egy speciális elektronikus nyilvántartást, amelyben az összes megadott dokumentumot a tárolási időszak megjelölésével kell felsorolni. De az elején ezt az időszakot kell meghatározni. A legjobb, ha átkerül a mappába az összes osztályra, amely bizonyos mértékig foglalkozik a szerződésekkel, hogy jobban megértsék lényegüket. Ahogy a tapasztalatok felhalmozódnak, az ilyen akciók szükségessége eltűnik. Ezután, amikor egyértelműen megértették, hogy pontosan mi is az egyes dokumentumok, azt meghatározza a tárolás meghatározott időtartamát. Bizonyos esetekben célszerűbb megadni a szerződés záró dátumát, és hozzáadásával 5 évig (vagy annál több) pontosan meghatározni, hogy mikor lehet a papír megsemmisíteni. Valójában még a probléma megszervezésének kezdetén is az eljárás nem különösebben bonyolult, és hosszú távon egyszerűbbé válik. Ha olyan szervezetek szerződéseinek tárolása, amelyeknek határidejét már jóváhagyták, egységes lesz, az egész folyamat csak néhány percet vesz igénybe. És most eljött az év, amikor bizonyos dokumentumok megsemmisíthetők. Kihagyják a mappából, ellenőrizik a lehetséges hibákat, és ezeket a papírokat felsorolva a fejét felülvizsgálják. Ő viszont újra meg kell vizsgálnia, hogy minden valóban szerepel-e a listán, hiszen a főnök, aki problémákat okoz, továbbra is bűnös. Ha minden rendben van, a menedzser aláírja a pusztításra vonatkozó engedélyt, és itt mindenki a saját megértéséig jön. Valaki csak hány és eldobja. Mások aprítót használnak. Mások papírra dobják, égetik és így tovább.

Amikor az eltarthatósági idő megkezdődik

Ez nagyon fontos kérdés, hiszen sok hiba lép fel vele. A szerződések RB-vel vagy RF-vel való megkötése ebben az esetben pontosan ugyanaz, és abban a pillanatban kezdődik, amikor új év kezdődik, amelyben egy adott dokumentum már nem működik. Például van egy olyan szerződés, amely 2010. július 15-én ért véget. Meg kell menteni 5 évig, de 2015. július 15-én, de 2016 elején nem lehet elpusztítani. Vagyis a jelentés 2011.01.01-től kezdődött, és nem az előző év hetedik hónapjából. Általában azzal a céllal, hogy a hiba esélyét minimálisra csökkentsük, egy évet adunk hozzá a korábban meghatározott határidőhöz. És csak miután elhaladt, elkezdődik a megsemmisítés.

A tároló jellemzői

Általánosságban elmondható, hogy külön ajánlások vannak az archívum megjelenésének és működésének módjára vonatkozóan. Ideális esetben a felelősségi szerződések, ellentételezők, munkaszerződések és hasonló dokumentumok tárolása szellőztetett és száraz helyiségben történik. Ugyanakkor a papírok maguk is polcokon (nyílt vagy zárt) vannak. Ha szigorú jelentési formanyomtatványok vagy "üzleti titoknak" minősített dokumentumokhoz kapcsolódnak, akkor speciális széfeknek kell lenniük. Elvileg senki sem ellenőrzi ezt a pillanatot, mert ezek az ajánlások, amelyek a vállalkozás számára előnyösek. A lényeg nagyon egyszerű: ha a rendszert nem bünteti, akkor a papírok hiánya miatt gyakran büntetni kell. És ha van egy árvíz, vagy a dokumentumok megsemmisülnek más hasonló módon, akkor csak a konkrét vállalkozás lesz hibás.

Felelősség és végrehajtók

A szerződések megőrzésében foglalt minden fő és elsődleges felelősséget a szervezet vezetője viseli. Ő az, aki a problémák jelenlétében felelősséggel tartozik az államhoz és megtapasztalja az összes lehetséges problémát. Továbbá, utána következik, általában van egy főkönyvelő, egy ügyvéd és az a dolgozó, aki felelős a dokumentumok megőrzéséért. De általában mindezeket a személyeket már a vezetők büntetik hibáik méretében. Valójában a viszonylag kicsi szervezetek többségében a szerződéses ellenőrzési rendszert a könyveléshez rendelték. És már ebben a részlegben a főkönyvelő önállóan vagy általános szavazás útján kijelöli a felelős személyt. Bizonyos esetekben ez a személy kis növekedést kap a bérekben, ami kompenzálja a további munkamennyiséget, de leggyakrabban az utolsó tételt egyszerűen figyelmen kívül hagyja a pénzhiány vagy más hasonló tényezők alapján. Ritkábban az ügyvéd felelős általában a dokumentumok megőrzéséért és különösen a szerződésekért. De ez nem túl kényelmes, mert ez a személy csak a szerződésre válaszolhat, és a papír többi részével általában csak felületesen ismeri. A legmegfelelőbb, ha van egy olyan személy, aki foglalkozik ezzel a konkrét probléma. A lehető legpontosabb lesz, és nem tesz kisebb kellemetlen hibákat, ahogy más alkalmazottak is képesek.

Az eredmény

A szervezeten belüli szerződések megőrzése az összes normák teljes körű betartásának elvén alapul. Ez egy előfeltétel, amely kiküszöbölheti a vállalat összes problémáját. Ebben az esetben a kis árnyalatok, a belső szabályozások, a nyilvántartások és a kapcsolódó dokumentáció különbözhet a cégtől. A felelős főnök a felügyelő, de átadhatja ezt egy másik személynek. Ez megkönnyíti az irányítás munkáját, de nem távolítja el tőle az esetleges hibák teljes felelősségét. Vagyis a munkatársaknak, akiknek feladata az archívum dokumentációval való munkavégzés, a felelősek legyenek, és tisztán megértsék funkciójukat, valódi pénzt kapjanak erre, nem pedig szóbeli hálát, ahogy általában a terhelés növelésével jár, anélkül, hogy kiegészítő fizetési eszközökkel kompenzálnák.