A vezetői levél (minta)

A vezetői levél - a dokumentum, amely szerves részét képezi az üzleti kommunikáció. Leggyakrabban ez által továbbított e-mail és szolgálja az információcsere egy speciális módon.

alapfogalmak

Üzleti levelezés szükséges foglalkozni a különböző gazdasági és termelési problémák. Segítségével a vállalkozások és szervezetek kommunikálnak a külső környezet: partnerei, ügyfelei vagy a kormányzati szervek. Általában használják erre a vezetői levélben.

Ez általában nevezik egy írásos dokumentum, amely lehet:

• Válaszul a korábban kapott üzeneteket és kéréseket;
• kísérő papír irányított együtt beküldött egyéb eszközök vagy anyagok;
• kezdeményezés levél abban az esetben, ha a másik módja a kommunikáció nem lehetséges.

Minden ilyen lehetőséget megvannak a maga sajátosságai. Ennek ellenére vannak közös szabályok, amelyek szerint általában tett semmilyen hivatalos levelet. Ez érthető, mert ez egy üzleti levelezés, például gyakran kezdődik a következtetést a tranzakciók zömét. Egy jól kialakított dokumentum létrehozása a cél kedvező benyomást tett a jövőbeni potenciális partnerekkel.

Típusú üzleti levelek

Attól függően, hogy az információ, amely a hivatalos levelet, akkor:

1. Amely. Abban az esetben, amely tartalmazza az üzenetet, hogy neki van egy csomag alkalmazások.
2. Állításokat. Ez azt jelenti, elégedetlenségét fejezi ki egy adott helyzetben (követelés).
3. Útmutatást. Bizonyos jelek a szövegben.
4. Garancia. A feladó igazolja teljesítését jövőben meghatározott kötelezettségek a dokumentumot.
5. Információkat. A levél tartalmaz információt, amely érdekes lehet a címzett.
6. Reklám. Az információkat, hogy vonzza az együttműködés.
7. Tájékoztató levél. További információt a nyilvános rendezvényeken.
8. Visszaigazoló levelet. Megállapítja a tényt, hogy kapok e vagy egyéb dokumentumok vagy anyagokat.
9. Megkeresésre. A szövegben fordul a címzett ösztönző intézkedéseket.
10. Levele az üzenetet. Ez biztosítja a feladó specifikus információk kölcsönös érdeke, hogy a felek.

A célja az iratok az összekötő a szervezetek vagy szervek.

Összeállítása azzal levél

Kérdésekben az együttműködés néha vannak olyan helyzetek, amikor az egyik fél, bármilyen okból nem teljesíti a kötelezettségeit. Ebben az esetben az első partner küld egy levelet a megfelelője. Ebben, azt általában bemutatja javaslatokat megszüntetése megsértése a törvényes jogait. Ez a hivatalos levelet. A mintát egy ilyen dokumentum, akkor létre önkényesen. Ebben az esetben a következő pontokat kell figyelembe venni:

1. Az írás stílusa legyen a hivatalos üzleti a telepítést a partnerség.
2. A lényege az az állítás, hogy kell kifejezni nagyon világosan.
3. Az előadás során az információt működtetéséhez szükséges meggyőzően konkrét tényeket.

A panasz levelet kell tartalmaznia:

• feladó adatait (név, cím és visszatérő telefonszámok);
• teljes körű tájékoztatást a cél;
• körülményeinek leírása, amelyben volt egy konfliktus helyzetet;
• utalás a jogi normák, amelyek viszont megtörte a másik fél;
• konkrét követelményeket, hogy megszüntesse a megsértése, jelezve az időzítés azok végrehajtását;
• következmények léphetnek fel, ha a felszólaló térni azok végrehajtását.

Különös figyelmet kell fordítani, hogy a szolgáltatás épül fel a levelet. A mintát úgy kell kialakítani, hogy az elkövető nem érzékelik, mint egy fenyegetés. Nem szabad elfelejteni, hogy ez csak egy emlékeztető igényes a törvénynek megfelelően.

tervezési szabályok

Különös figyelmet kell fordítani a tervezési menedzsment leveleket. A törvény azonban nem ír elő, hogy minden szigorú szabályok és előírások.

Ennek ellenére, a következő szempontokat kell figyelembe venni kötelezővé az ilyen készítmények dokumentumokat:

1. Bármely hivatalos levelet kell írni a formában. Azt, hogy szakértői által kidolgozott előre az iroda- és jóváhagyott megrendelést az igazgató.

2. A dokumentumnak tartalmaznia kell bizonyos részleteket:

2.1. Információ a címzett és a feladó.

2.2. Hivatkozási szám és a dátum, az e levél. Szükség van a regisztráció.

2.3. Link a hasonló információ a levél-kérésére, amennyiben a dokumentum egy válasz.

2.4. Cím.

2.5. Információk a jelenléte olyan alkalmazások nevüket és számokat.

2.6. Információ aláíró személy a dokumentum (pozíció és név).

3. A levélben olvasható csak egy kérdés. Miután több bonyolítja a választott művész.

4. Az információkat kell meghatározott nagyon röviden, de egyértelmű. Kívánatos, hogy a szöveg nem több, mint két oldalon.

5. A megfelelő adja részleteit a kedvezményezett. Ha beszélünk a szervezet, meg kell felelnie az alábbi sorrendben:

5.1. A társaság neve (az alanyeset).

5.2. A szerkezeti egység (ha szükséges).

5.3. Pozíció cél (a dativus).

5.4. Kézjegyével.

5.5. A levelezési címe az a cég.

6. Ha több címzettnek, először meg kell adnia a fő, majd mindenki más.

Figyelembe véve ezeket a tényezőket, a tervezés vezetői levelek, elvileg nem lesz nehéz.

Az, hogy a prezentáció

Ahhoz, hogy a dokumentumot már össze rendesen, akkor figyelembe kell venni az adott sorrendben kell az információ benne. Például mondhatjuk azt a lehetőséget, hogyan kell írni egy hivatalos levélben választ. Először azt kell megjegyezni, hogy a szabályok szerint az etikett, szükséges, hogy válaszoljon az információs napon belül a kézhezvételt. Ha beszélünk az e-mail üzenetet, az optimális idő nem több, mint két órán keresztül. Abban az esetben, ha betartják az ilyen szabályok nem lehetséges, akkor jobb, hogy küldjön egy üzenetet, hogy a partnere.

A levélben is, sőt, az alábbi két részből áll:

1. Bevezetés. A feladó állítja a témát, az oka és alapja az írást. Akkor nézze meg a szabályok, amelyek a törvény által az alapja, amely választ. Ezen kívül, meg kell figyelni, hogy bizonyos pontokat illetően ez a helyzet. Ők segítenek, hogy felfedje a lényege annak a kérdésnek.
2. Összefoglaló. Ez a rész célja elmagyarázza és meggyőző. A szöveg legyen tömör, világos és tömör, és megjelöli azokat a tényeket - bizonyított és objektív. Ha szükséges, akkor lehet megerősíteni, valós számok.

Miután egy ilyen szöveget általában követi alkalmazások listáját. Befejezi a dokumentum aláírásával a feladó. Ezen kívül meg kell tudni, hogyan kell írni egy hivatalos levelet, annak érdekében, hogy ne sértse a címzett. Először is, az utalás kívánatos kezdeni a kifejezés „Kedves”. Másodszor, akkor a szöveg verbális igenév kifejezéseket, mint „a Bizottság alaposan megvizsgálta a javaslatot,” vagy „hogy alaposan próbára tegye meg észrevételeit.” Ezek betartása etikett csak mindkét fél számára előnyös.

akció eljárás

Szerkesztési hivatalos levelek a felelőssége titkárok, titkárnők, vagy más alkalmazottak, akik osztották ki ezeket a feladatokat. Elfogadott, a munkára, meg kell felelniük a tetteikért sorrendben. A folyamat ilyen dokumentum általában átmegy a következő lépéseket:

1. Gondos körülményeinek vizsgálatát az ügyben. Meg kell teljesen ellenőrizni a helyzetet annak érdekében, hogy értékelje a lehetséges megoldásokat.
2. Összeállítása a tervezet levelet. Meg kell figyelembe venni az összes követelményeket a fenti.
3. Összehangolása az előkészített szöveget. Néha szükség van, hogy módosítsa a megjegyzések fényében a fejét. Ő lehet, hogy néhány pontosítás és magyarázatok a témában.
4. Jóváhagyása a felettesével.
5. Véglegesítése és aláírása a dokumentumot.
6. Regisztráció leveleket.
7. E-mail küldése a címzettnek.

Csak miután megy keresztül mindezen szakaszokban, a levél elérte a címzett képes lesz teljesíteni küldetését.

kötelező előírások

A hely egy hivatalos levelet, akkor figyelembe kell venni, hogy az első oldalon a szükségszerűen nyomtatott egy speciális formája. A többit, akkor rendszeresen tiszta A4. Itt meg kell jegyezni, hogy a nagyon szövegmező a határok: felső és alsó 2 cm, a bal - 3,5 cm, jobb - 1 cm. Nem szükséges, hogy megtörjük a szabványos méretű, hogy illeszkedjen az információt egy oldalon. Sokkal jobb, hogy tartsa be a szabályokat és egyszerűen egy kiegészítő oldalt.

Írja be a szöveget is kell a szabályok szerint:

1. A nyomtatáshoz használni a standard betűtípus Times New Roman. További lehetőségek jobb, ha nem kell alkalmazni.

2. Betűméretek is szabályozza:

• a fő szöveg - 14;
• próbaoldalakat, és egy jel a teljesítmény - 12.

3. Gyakorlat részletek is fellépett szabályoknak megfelelően:

• közötti térköz vonalak - 1;
• szövegigazítást készül „width”;
• átutalások kerülnek automatikusan;
• A távolság a fejléc és a sorozatszám 2 sorköz, és ez a fő szöveg - 3.

Ezeknek a szabványoknak a kötelező rendben végrehajtsa a megfelelő betűk a cél.

Hely részletei

Annak érdekében, hogy dolgozzon ki egy szabványos üzleti levél, meg kell tudni, hogy pontosan hol kell őket helyezni, annak részleteit és alkatrészek. A választ ezekre a kérdésekre tartalmazza a GOST R 6,30-2.003. Ez részletesen leírja a forma hivatalos leveleket. Tény, hogy ez egy minta, melyben a összessége a részleteket a dokumentum található, egy bizonyos módon. Erre azért van szükség, hogy:

1. Ahhoz, hogy egyesítse a folyamat magától nyilvántartási hivatal (üzleti) betűkkel.
2. Legyen képes előre központilag készít formanyomtatványokat, csökkentve annak szükségességét, hogy végezze el a munkát kézzel.
3. Megkönnyítése és lerövidítik a vizuális információszerzés.
4. Kiterjed a feldolgozási képességeit betűk segítségével a számítógépek és egyéb felszerelések.

Tehát a hagyományos üzleti levél használ 30 standard részleteket, amelyek székhelye tizenegy kötelező területeken:

• logó és embléma;
• szerző;
• kezdeti adatok;
• header;
• jóváhagyása;
• címzett;
• megoldása;
• szöveg;
• aláírások és alkalmazások;
• koordináció és biztosítás;
• védjegyek.

Forgalomba adatok bizonyos ágazatokban lehetővé teszi a szakemberek, hogy jobban navigálni a dokumentumot, és a hétköznapi felhasználók számára megkönnyíti a folyamatot annak előállítására.

alapvető követelmények

Egyes vezetők tévesen úgy vélik, hogy az üzleti levelezés végezhető önkényesen nélkül követi az olyan szabályokat és előírásokat. De a szakértők, akik felelősek érte, tudnia kell, hogy az alapvető követelményeket a hivatalos levél:

1. A jelenléte speciális (társasági) formában.
2. A rendeltetésszerű használat és elhelyezés adatait.
3. A szöveg legyen olvasható és jól szerkesztett. Elmagyarázni a lényegét az a kérdés, jobb, hogy előnyben az egyszerű közös javaslatokat. Meg kell beszélni röviden minden szót végzett maximális mennyiségű információt.
4. Típusától függően, a dokumentum kell kiállítani. A levél is tartalmazhat több szempontból is. Ebben az esetben, a kiállítás kell próbálni, hogy összekapcsolják őket.
5. Megfelelő használatát előírt szabványok gépelni.
6. Próbáld ki, hogy a levél tartalmát nem kategorikus kifejezéseket. A címzett értelmezni a kifejezést, mint egy fenyegetés. Tervezésekor javaslatok jobban kezelhető bevezető szavak, mint a „látszólag”, „mint tudjuk”, „lehetséges” és a „hogyan”.

Ezek a követelmények a gyakorlatban segít fenntartani dokumentum menedzsment a vállalat.