Mi az elektronikus dokumentum?

A szint számítógépes ma felhív egy átmenet a „papírmentes” iroda irányítását. Ez alapján egy elektronikus dokumentum, mely ellentétben a hagyományos, azzal jellemezve, számos új tulajdonságokkal és jellemzőkkel. Eddig egyetlen definíciója ez a jelenség nem létezik törvény, sem a tudományos világ Oroszországban.

A „elektronikus dokumentum” megjelent már a 1970-es évek. Így kezdtük az úgynevezett „géppel olvasható dokumentumokat.” Ezek sajátossága az, hogy létre kell hozni a segítségével számítástechnika , és számítógépes feldolgozásra alkalmas. Ebben az esetben a szükséges adatokat készülnek szigorúan összhangban megállapított eljárást az összes dokumentumot.

Elektronikus dokumentum - egyik célkitűzése az információs, amely két kötelező részből áll: 1) adatait (név, információt a szerző, az idő, származási hely, stb), és az elektronikus digitális aláírás; 2) a fő része a tartalom, amely szöveges, grafikus és numerikus adatok feldolgozása egy egységként.

Az elektronikus dokumentum akkor írja alá a minősített elektronikus aláírás, így egyenértékű a papír által aláírt saját kezűleg. Az információkat benne digitális (elektronikus) formában. Érzékelési adatokat számítógépek információkat szolgáltathat a távközlési hálózatok, az eljárás - az információs rendszerek. Ha szükséges, a dokumentum formáját öltheti a kijelző a képernyőn, és papíron.

Elektronikus dokumentum - a ciklus élet elektronikus dokumentumok egy vállalkozás (szervezet, cég), hogy fogadják őket, állapotának megváltoztatásához (jóváhagyott, közölték, a, aláír, zárt, stb), hogy a lemondás az archívumban. Az ilyen dokumentum nevezik a «workflow», amely jellemzi a mozgását dokumentumok egyetlen folyam az egyes művek egy adott üzleti folyamat. A teljes elektronikus dokumentumkezelő rendszer szoftvert tartalmaz, hogy meg kell szervezni és fenntartani ezt a fajta életciklusának dokumentumokat.

Elektronikus dokumentum és munkafolyamat alapuló számos előnnyel rendelkeznek a hagyományos. Ezek lehetővé teszik a szervezet munkatársai az ellenőrzést nem csak a saját területén a munka, de az egész folyamat. A következő elektronikus archívuma sokkal kényelmesebb, mint a papír. Idő csökkentése a folyosón a koordináció és végrehajtás a dokumentum megtalálható néhány percen belül. Általánosságban elmondható, hogy sokkal gazdaságosabb, mint a papír. Van elég sok elektronikus dokumentumkezelő szoftverek ( "Motive", "E1 Eufrátesz", "DocsVision", "1C: Document" és mások.).

Jelenleg van Shade külföldi tapasztalatok szabályozásának kapcsolatok terén elektronikus dokumentumok jogi értelemben. Oroszországban, a probléma a szabályozás ezen kapcsolatok nem kapott jogalkotási döntések, bár voltak próbálkozások a törvény elfogadása (2005). A jogszabály elfogadása az ilyen típusú papírt - az egyik legfontosabb iránya a jogi szabályozás.