Elektronikus Dokumentum Menedzsment Rendszer (EDR), hogy ezek az ajánlások és

Amíg néhány évvel ezelőtt a elektronikus dokumentumkezelő rendszer volt, a továbbiakban a fényes jövőt. Ma már széles körben használják a magán- és állami vállalatok. De a legfontosabb, hogy a kereslet egyre nagyobb a SED. Mi az elektronikus dokumentumkezelő rendszer, és hogyan működik, gondoljunk csak a jelenlegi orosz rendszer.

előfeltételek

Ahhoz, hogy jobban megértsük, hogyan az EDS programot, meg kell vizsgálni az alapvető fogalmakat és célkitűzéseit. Kulcsfontosságú tényezők, amelyek meghatározzák a választás az egyik vagy a másik.

Ha a szervezet működhet a formai ellenőrzést az igény a dokumentum nem. Az Advent az üzleti folyamatok szükség van egy ellenőrző mechanizmus segítségével a megrendelt dokumentumokat. Ha nem vesznek részt a tranzakciók egy időben, akkor elkezd felépíteni, és eltéved.

Alternatív megoldásként egy papír hordozót, egy speciális fájl tárolási rendszer a szerveren. De működik sokáig. A növekvő mennyiségű növekvő kereslet információ tárolására és a szinkronizálás.

Van egy dilemma: hogy használja-e tárolni a régi papír vagy SED. Mi fontos keresztül lehet hozzájutni az elektronikus rendszer? Hatékonyságának javítása, a szervezet.

gazdasági hatása

Működési hatékonyság növelhető két módon: csökkentse költségeit, vagy növeli az eredményeket. DMS dokumentumok két cél elérésére egyszerre. Azaz, a rendszer bevezetésének lehetővé teszi a szervezet, hogy kevesebbet költenek, de többet keresnek.

Költségcsökkentés végezzük csökkentésével papírköltségeket, írásvetítő időben, felgyorsítja az információcserét, változások a vállalati kultúrát.

Ahhoz, hogy értékelje a hatékonyságát, amely az EDS programot, akkor ki kell számítani a költségek munka a design papíralapú dokumentumokat. Becsült tanácsadó cég, az ilyen műveleteket foglalnak 20% -át az időt. A rendszer az orosz bürokrácia tart még ennél is többet - 60% -át az időt. A bevezetés a SED csökkenti ezeket a költségeket legalább 10 alkalommal.

Ügyintézés és iratkezelés

Ez a két fogalom kapcsolódik. Papírmunka - egy kifejezés, amelyet a hivatalos szabályok dolgozni dokumentumokat. Néhány EDS rendszer állítható szabályai alapján hivatali, de vannak olyan rendszerek alapján, amely már kialakult a papírmunka.

A dokumentum az az egység, tárolási adatokat EDS. Workflow generálunk különböző forrásokból: más rendszerek, alkalmazások, e-mail, de mindenekelőtt - a beszkennelt papír. Ezért, szkennerek és más berendezések szerves részét képezik a SED. A rendszer tárolja az összes dokumentumot a történelmük, biztosítja a szervezet számára a mozgás, hordozza őket az üzleti folyamatokat.

Ilyen alapon a döntés, a rend és a megrendelés EDS. Rajtuk keresztül és a szervezet irányítását. Bármely dokumentumot mellékelt a „Súgó”. Set mezőket a forma függ dokumentum. A rendszer adatokat egy adatbázisban tárolják az egyes mezők a kártya.

A funkcióit és feladatait a SED

dokumentumkezelő program célja, hogy megoldja ezeket a problémákat:

• rendszerezése munka dokumentumokat.
• létrehozása dokumentumok sablonok, regisztráció tárolás;
• automatizálása számvitel;
• dokumentumok osztályozása.

Nézzük szorosan a SED függvény. dokumentumkezelő szoftver használható:

• létrehozásához kártyákat.
• kialakulását az a dokumentum szövege;
• adattárolásra pdf vagy MS Word formátumban;
• Ellenőrző felhasználói hozzáférési jogokat;
• létrehozása útvonalak;
• forgalomirányítási dokumentumokat;
• értesítéseket küld, emlékeztetők;
• fakitermelés, segédkönyvek, osztályozók;
• képződése utasítások;
• Keresése és dokumentumok aláírása;
• generáló jelentéseket.

Az egész rendszerre kiterjedő funkciók közé tartozik:

• távoli munka dokumentumokat;
• Adatbázis-adatok tárolására;
• egyidejű munka EDS;
• biztonságát igazolások, vonalkódokat, és személyre szabott.

Előnyök és hátrányok

Az átmenet az EDS több előnye, mint hátránya. Azonban jól szervezett projekt képes elpusztítani minden előnyét automatizálás. EDR végrehajtási célokat kell elérni. Előnyei:

• központosított strukturált információk tárolására;
• Ugyanezt a megközelítést, hogy a teremtés és dokumentumok feldolgozása
• sablonok segítségével;
• keresni;
• audit hozzáférést.

Hátránya a magas kezdeti költségek és aprólékos munka felhasználói képzést.

iratkezelési folyamatok

Az EDR-elektronikus dokumentum áthalad több szakaszban, amelynek során dokumentumokat vannak rendelve bizonyos tulajdonságait. A feldolgozás kézi és automatikus. A második esetben meg:

• feltételek közötti átmenet szakaszában;
• elválasztása az útvonal;
• feldolgozási ciklus;
• futtatni al, időzítők, feldolgozási eljárásokat;
• definiált szerepkörök.

Típusú kezelések:

• Készítsen egy dokumentumot.
• Szerkesztése.
• Átnevezése.
• Mozog.
• Megtakarítás.
• Az indexelés.
• Törlése.

EDS költségekre

Teljes munkafolyamat nem működhet engedély nélkül kiszolgáló, a teljes testreszabhatóság és a képzés minden felhasználó számára. Ezen elemek mindegyike igényel nagy készpénzköltsége. Emellett nem szabad elfelejteni az integráció EDS más rendszerekkel, adatbázisok frissítése és szoftver, technikai támogatás és egyéb tanácsadási szolgáltatások támogatása költségeket.

Végrehajtása SED

A projekt megvalósítása több hónapig is eltarthat. A folyamat függ az összeg a dokumentumfilm folyamatok és a pénzügyi, intézményi és erőforrás lehetőségeket. Végrehajtásuk ilyen algoritmus:

• létrehozását egy munkacsoport, a meghatározása a fej;
• meghatározása a célok és célkitűzések;
• vizsgálat a meglévő dokumentáció folyamatok
• műszaki jellemzők kidolgozása;
• választása EDS;
• megkötéséről szóló megállapodás végrehajtására vonatkozó EDS;
• fejlesztése és jóváhagyása rendeletek munka;
• ellenőrizze a kezdeti töltési könyvtárak;
• Előzetes vizsgálatot EDS;
• személyzet képzése;
• teszt végrehajtása EDS;
• az eredmények elemzését a próbaüzem;
• hibajavítás;
• teljes körű végrehajtása a SED.

bevezetése a hiba

Különös figyelmet kell fordítani azokra a folyamatokra, amelyek megkövetelik a jelenlétét papír alapú dokumentum. A fő hiba - a párhuzamos Papírdokumentumról elektronikusan. Ez megnehezíti a munkát, és okoz negatív attitűdök automatizálás. Végrehajtására vonatkozó kettős munka senki sem fizet. Ki kell építeni az automatizált folyamatok megkettőzése nélkül. A második hiba - a felkészületlensége személyzetet. Leggyakrabban, az új folyamatok érzékelhető ellenségesen. Ezért kell magyarázni, hogy a munkavállalók miért kerül bevezetésre sed, így szándékosan ment a képzési folyamat.

dokumentum tárolási technológia

Az EDS elektronikus dokumentum tartalmazza attribútumok alapján, amelyben a keresést, besorolására, osztályozására jelentések építése. Előfordul, hogy egy dokumentum jön létre egy sablonból, néha - átvitelével az adatokat az adatbázisból. Az attribútumok tárolt táblázatokat. A fájl maga helyezzük a tároló mappában az információt, hogy - az adatbázis könyvtárban. Az adatokhoz való hozzáférést kapunk csak azok a felhasználók EDMS rendszer.

Mi a stream scanning?

Áramlási dokumentumok feldolgozása, majd elhelyezése a minta a fájlban végezzük szkennerek. A vizsgálati folyamat során automatikusan létrehoz egy vonalkódot a dokumentum és az adatbázisba történő majd összpontosítani egy adott útvonalon.

OCR

Ez az elektronikus dokumentumkezelő rendszer DMS alakítja elektronikus képet a dokumentum formátumát JPEG képeket vagy szöveges formátumban. Ez használ speciális szoftver, mint egy önálló alkalmazás, vagy az integrált ESCOM.BPM SED. Mi ESCOM.BPM? Ez az elismerés a program dokumentumok gépelt különböző betűtípusokat. Meg kell jegyezni azonban, hogy a független alkalmazásokat több funkcióval és szöveget is felismeri.

Vonalkódok

Ez a technológia egy sor olyan eljárások létrehozása és alkalmazása a grafikus vonalkód a dokumentumot. Egy egyedi vonalkódot a rendszer szerver. Ő ad azonosításához a dokumentumot, annak gyors keresés alapján elosztó és tároló helyek. A regisztráció során a dokumentum a címkén a vonalkód azonosítójának megfelelő elektronikus kártyák. Ő ragasztott papír változata a dokumentum.

EDS

Digitális aláírás lehetővé teszi, hogy ellenőrizze a helyességét a dokumentum és adat állandóság. Aláírási használatával történik kriptográfiai szoftvert és kulcsok - tanúsítványt. Az utóbbi egy fájl egy speciális formátum, regenerálják a közepén az engedély kiadását. Annak érdekében, hogy a biztonsági információk kell tárolni tanúsítvány egy intelligens kártyán vagy a kulcs I-Token. Ők védik PIN kódot. Ha a PIN-kódot ad többször rossz, akkor a tanúsítvány automatikusan blokkolásra kerül.

Teljes szöveg és attribútum keresés

Képesség keresést végzünk egy speciális formája a több érték a kártyák terén. Például az „Ügyfél” kritériumának a keresési adatokat a terepen „Vevő” vagy „feladó”. A rendszer összehasonlítja a megadott kritériumok az adatokat a kártyát, és az eredményt eltárolja azokat a kártyákat, amelyeket véletlen. A keresés végrehajtása, figyelembe véve a pontos vagy egyezés.

Full-text keresés végzik az adatok szerint a dokumentumban, beleértve a szóalakok az adatbázison keresztül beépített eszközök, mint például az MS SQL Server, Oracle. A teljes keresési fájlokat kell be az adatbázisba a dokumentum formátum (doc), táblázatok (xls), prezentációk, jelentések.