Workflow a vállalat. Management Program Dokumentum és nyilvántartás

Munkafolyamat automatizálás olyan intézkedés igénybe szinte minden modern vállalkozás. Még a kis cég dolgozik tömegű különböző dokumentumok, levelek, költségvetések, számlák, szerződések és mindenféle követelményeknek. Ez az oka annak, hogy szinte minden modern szervezet igyekszik használni ezt az intézkedést, mint egy munkafolyamat, amely el van látva rovására a teljesség és az adatok megőrzésével, könnyű megtalálni és tárolására különböző információkat, és korlátozzák az optimalizálás a szükséges időt jóváhagyásra.

Miért is?

Gyakorlatilag bármely vállalat alkalmazottai töltenek sok időt, hogy kitalálja a helyes adatokat, és a statisztikák ékesszólóan mondja, hogy körülbelül a fele a munkaidő. Ahogy az is előfordul, hogy van, hogy újra újra ahelyett, hogy újra használni minden olyan dokumentumot, hogy létezik „valahol”. Ez a szabvány egy olyan helyzet, amelyben az eredeti szövegét a szerződést ügyvéd a számítógép és naplóbejegyzéseket az értékpapír kísérő szerződések teljesítését végre a számviteli rendszerben, számlák és cselekmények szerepelnek a pénzügyi részleg nyomtatott formában, és a leveleket lefolytatására vonatkozó szerződés munka az elektronikus postaládákat alkalmazottak. Ez a „szórás” az információ rendkívül káros a biztonság, az integritás és a következetesség, hogy az ilyen helyzetekben mutatkozik tényleges munkafolyamat automatizálása.

Bevezetése révén speciális információs rendszerek megoldotta a túlnyomó többsége a problémákat. Például egyes tervezési rendszer lehetővé teszi, hogy hozzon létre egy rendszer összekapcsolt költségvetések képződése követ és tárolása különböző változatai az ilyen dokumentumok, valamint annak jelzése, azok állapotát. Így a probléma részben megoldódott költségvetési dokumentum szerint az ilyen rendszereket.

De ne felejtsük el, hogy a jelenlegi költségvetési keret, valamint a számviteli és az ERP-rendszer az esetek túlnyomó többségében működnek strukturált információk, azaz milyen adatokat lehet létrehozni és tárolni egy táblázatos formában. Szerint a legtöbb szakértő, a teljes adatmennyiség minden modern üzleti strukturált információ csak 20%, míg a fennmaradó rész az e-mailek, szöveges dokumentumok, különböző jelentéseket a tárgyalások és találkozók, képek, stb Elég gyakran, anélkül kutatásnak strukturálatlan adatok egyszerűen nem lehetséges, hogy egy rendes értékelési kontektsta, amely már jelen van a strukturált. Tárolás, gyűjtés és az azt követő ilyen adatok feldolgozása biztosítja az ilyen intézkedések a munkafolyamatot, és tartalomkezelő rendszerek információs vállalat.

Mi ez?

Segítségével az elektronikus dokumentumkezelő rendszer szervezetei közti kölcsönhatás az alkalmazottak egy szervezet alapján benyújtott dokumentumok. Ismét 1C dokumentum létrehozását írja elő az iratok, a lehetőséget a mozgó őket a szervezet és fenntartja ellenőrzése alatt a végrehajtás dokumentumok és folyamatok által leírt használja őket. Így az elektronikus dokumentum biztosítja a cég rengeteg előnye van, fordítására munkája valójában egy új szintre.

Minden egyes dokumentum az elektronikus rendszer jellemzi egy egész sor további részletek jellemzik egyedien (gyakran nevezik az ilyen készlet kártyák). A kártya tartalmazza a különböző információkat, beleértve a dokumentum, keletkezési idejét és a változás, a szerző, valamint a tárhely és még sok más. A jövőben dokumentumkezelő rendszer biztosítja tárolása és visszakeresése a szükséges dokumentumok szerint a részleteket, amelyeket meghatározott kártyát.

lehetőségek

Elektronikus dokumentumkezelés biztosítja a szervezetek nem csak a sok előnye van, de ez is nyit sok új lehetőséget, ami szintén fontos.

központosított ellenőrzés

Függetlenül attól, hogy milyen nagy ez, vagy hogy a vállalati dokumentumkezelő rendszer lehetővé teszi a gyors változás a dokumentumok formájában keringő rajta. Például, hogy módosítsa a jelentkezési lap minden a költségeket a különböző felelősségi központok csak azért, hogy bizonyos módosításokat a sablont elég, hogy azzal, ami már a rendszerben tárolt. Ezt követően, a munkavállalók, akik töltse az alkalmazás nem fogja tudni használni a dokumentáció elavult formák, mivel az alkalmazás ki van töltve, és elküldte a rendszeren keresztül.

Csatolandó dokumentumok életciklusa

Minden dokumentum, ami feladja, és feldolgozott bármely vállalkozás, feltétlenül megy keresztül több szakaszban meghatározott. Például, amikor a vállalati költségvetés, először is azt kell tenni, majd hagyja jóvá, és végre meghatározott időpontokban. Ezt követően, a különböző aktuális és tervezett teljesítményt a hatálya alá tartozó költségvetési alapos elemzése és elküldte az archívumban. Az 1C dokumentum szoros ellenőrzése alatt az életciklus dokumentumok, figyelembe véve az alapvető követelmények a vállalati környezetben, valamint a különböző jogszabályok és ipari szabványok, a társaság helyzetét.

Csapatmunka

Elektronikus dokumentumkezelő rendszer sokkal többet kínál, mint csupán egy szervezet a kollektív munka dokumentumok, és a részvétel lesz a szakértők, akik a különböző hivatalok, vagy akár a különböző városokban.

A rendszer tárolja a kellően nagy számú változat ugyanazt a dokumentumot, továbbá a közvetlen és a változás, akkor rávezeti az adatokat, vagyis adjunk nekik néhány megjegyzést, és tudomásul veszi, anélkül, hogy az alapvető információkat, amelyet meg kell szállítani.

titoktartási

Inkább fontos jellemzője ezeknek a rendszereknek, hogy ugyanabban a dokumentumban 1C előfizethet egy speciális digitális aláírás titkosítását. Ez lehetővé teszi, hogy ne csak megerősíteni a hitelességét minden olyan információt, hanem egyedileg azonosítja a szerző, valamint a leghatékonyabb biztonsági tárolására különböző adatokat, ha szükséges.

routing

Ha az elektronikus dokumentumkezelő rendszer nem áll rendelkezésre, akkor ebben az esetben a munkavállaló, aki részt vesz a teremtés bizonyos értékpapírok, szükségszerűen érteni, aki a legjobb, hogy ezeket a értékpapírokat. Elektronikus dokumentumkezelés a vállalati automatikusan adatátvitelre megfelelő személyt.

Önmagában, a routing szabad és merev. Free lehetőséget biztosít a dokumentumok küldése teljesen olyan címzettek megfelelő, míg a merev a legpontosabb szabályozást, de különleges esetekben az intézkedés előre telepítve a rendszer közlekedési szabályok dokumentációt lehet egy kis szünetet (például, ha meg kell küldeni a dokumentum tervezetét felülvizsgálatra egyes külső szakértők).

hozzáférés-szabályozás

Számos módja van, hogyan lehet megkülönböztetni a különböző hatáskörét a cég alkalmazottai tekintetében dokumentáció kezelése. Tehát egy fejlett munkafolyamat lehetővé teszi a személy, hogy teljes ellenőrzése alatt az adatok korlátozza a képességét, hogy szerkeszteni vagy akár, hogy csak néző vagy jegyzetekkel fájlokat. Ez nagyban megkönnyíti a munkát a különböző adatokat, és ez nagyon fontos - ez lesz sokkal biztonságosabb.

integráció

Annak érdekében, hogy a maximális adatok integritását, amely fel van húzva egy adott cég, az elektronikus dokumentumkezelés a vállalat biztosítja az integráció a telepített rendszer másokkal - a pénzügyi, ipari, elemző, stb Egy ilyen integráció modern workflow rendszer elég gyakran használta egyfajta összekötő a több szoftver típusok.

A dokumentumok minden rendszer, logikusan kapcsolódó információkat, az úgynevezett összefüggésben. Ez magában foglalhatja a tartalmát egy papír vagy e-mailt, faxot, a fizetési okmányok, feljegyzések a tevékenységek, video- vagy hangfelvételek, és még egy csomó más információ. Az összefüggésben a dokumentum hozzá kézzel, vagy teljesen automatizálja a folyamatot, attól függően, hogy a preferenciák és igények kezelése.

Például a modern rendszer az automatizálás, a munkafolyamat a folyamat kialakulásának és a későbbi változások a költségvetés is használható számos más körülményekre vonatkozó információk:

• mindenféle piackutatás, beleértve nem csak a saját, hanem azokat is, amelyek külső forrásokból nyert;
• Különböző megállapodások társaik (vevők vagy szállítók);
• Speciális jogi és hivatkozás dokumentumok;
• további dokumentáció, amely tükrözi önmagában bármiféle korlátozás vagy feltételezések (mint például az infláció, az árfolyamok és egyéb adatok);
• az ülések jegyzőkönyvei, tartott, hogy megvitassák minden verzió a költségvetés, és tartalmazza mindenféle munkások megjegyzések és észrevételek a résztvevők a folyamat (gyakran az ilyen dokumentációt küldött az összes alkalmazottak e-mailben, és elkülönítve tárolják a fájlokat a költségvetési adatok).

A felhasználó, aki dolgozik, a költségvetést, bármikor, ha szükséges, lehet megtekinteni a fenti dokumentumok, mint a modern technológia lehetővé teszi a munkafolyamat neki, hogy ezt anélkül, hogy hosszú kereséseket.

Milyen rendszereket használnak velünk?

Az egyik legnépszerűbb szoftver megoldásokat, amelyek megtalálhatók az orosz cégek is lehet nevezni kombinációja Microsoft Outlook segédprogramok a Microsoft Exchange Server. Az első alkalmazás, főszabályként szinte minden számítógépen, míg a Exchange Server gyakran magától használni, mint egy teljes értékű e-mail szerver. Annak ellenére, hogy a vállalatok, amelyek már egy ideje volt a bevezetése elektronikus dokumentum birtokában, az ilyen programok csak használni, mint egy platform e-mail, miután néhány központosított beállításokat, ez a szoftver is használható, mint egy teljesen funkcionális automatizálás munkafolyamat szinte minden szervezet .

Abban a pillanatban, az orosz piac tele van több tucat különböző rendszerek, amelyek segítségével a dokumentum menedzsment automatizálás és hasonló szoftver kínál nem csak a nyugati, hanem a hazai fejlesztők. Még a Microsoft, amellett, hogy a fenti programokat kínál még a közművek mint a Content Management Server vagy a SharePoint Portal Server.

A legerősebb az összes létező rendszerek minősül Documentum, de főleg a nagyvállalatok használják ezt automatizálási folyamatot. A munkafolyamat egyes vállalatok rovására automatizált szoftver Lotus Notes csomagot, de sok ez egy fajta „designer a programozók” létrehozott alapján a teljes rendszer is elég nehéz.

Mi a különbség az orosz és a nyugati rendszerek?

Ha beszélünk a főbb különbségek a hazai és a külföldi közművek rendelkezésre állnak a méretezés képességeit. Például, ha a rendszer a nyugati fejlesztők működhet szinte minden operációs rendszeren, ez volt a többnyire belföldi kifejlesztett csak egyikük, és persze, hogy gyakran a Windows. Western rendszerek használatára van konfigurálva minden DBMS. Ilyen orosz rendszerek megszorítások súlyosan akadályozza a lehetőséget az épület cross-platform, integrált megoldásokat.

Ami a funkcionalitás, a fő különbség abban rejlik, hogy a Nyugat dokumentoproizvodstva automatizálás és munkafolyamat végrehajtása több program, hogy lehet kiadni egy egységes márkanév alatt, de a cél a különböző célokra. Például a Documentum kínál számos egyedi termékek, amelyeket a teljes automatizálás és integráció ERP-rendszer támogatja a tervezési és mérnöki dokumentumkezelés, stb Döntő többsége kifejlesztett szoftver Oroszország, amelynek célja megoldani egy adott problémát.

Szintén érdemes megjegyezni, hogy a fő különbség abban rejlik, megközelítés mindkét fél, hogy milyen egy munkafolyamat automatizálási rendszer. Western rendszerek célja, hogy teljes automatizálási és nyomon követést támogató segítségével a különböző üzleti folyamatok a szervezeten belül, míg a túlnyomó többsége a hazai programok automatizálni bizonyos funkciók csak.

Az ára nyugati rendszerek körülbelül tól $ 400 és $ 1,000 minden munkát, nem számítva a végrehajtás költségét, szükséges hardverek és szoftverek, hogy biztosítsák a normális elektronikus dokumentum. Gyakran önálló bevezetése költségek mintegy felét a szokásos költségek engedélyek, mint a legtöbb program automatizálásához munkafolyamat végrehajtott különböző akciók, de bizonyos helyzetekben az ára egy nagyságrenddel nagyobb. Az egyik legnehezebb mindig a projekt automatizálási pénzügyi dokumentációt az ilyen jellegű projektek végrehajtására költsége mintegy 2-3-szor nagyobb, mint a költsége engedélyeket.

Hazai szoftver eladta $ 200-600 per ülést, és amellett, hogy, hogy vegyék figyelembe a költségek további programok és különféle berendezések. A végén, a számítás az összehasonlító érték végezzük ugyanúgy, mint a nyugati rendszerekben.

Jellemzők

Az esetek túlnyomó többségében a kiemelt iránya automatizálás kapcsolódó folyamatok összehangolásának dokumentumok, például a folyamat előkészítésének és végrehajtásának folytatása költségvetések. Azonban sok csapat most használ irodai automatizálás és munkafolyamat, azaz a regisztrációs eljárások a kimenő és bejövő dokumentumokat.

Bevezetés az elektronikus rendszer alapvetően nem különbözik a bevezetése más automatizált rendszerek, ezért szükséges, hogy lakjanak a megkülönböztető jellemzője ennek a projektnek.

Létrehozása a vállalati szintű tárolási

Bevezetés dokumentum automatizálás minden esetben rendelkezik bizonyos vállalati adattár, amely az összes dokumentációt. A logikai felépítése a tárolási, fejlesztésére és további biztonsági intézkedések alkalmazása, valamint a dokumentum tárolása hierarchiában megköveteli a maximális pontosság, és el kell végezni a korai szakaszában a projekt.

Meg kell jegyezni, hogy a tárolási funkció lehet telepíteni elején a tervezés, így a korai szakaszban tehető mozgatni az összes dokumentumot a jelenlegi tárolási helyek egyetlen vállalati adattár. Ennek eredményeként a felhasználók megismerhetik a jelentősebb funkciók a rendszer, és ezzel párhuzamosan a mester és annak alkalmazása. Fel kell gyorsítani az alkalmazkodás alkalmazottak rendszerek végrehajtását lehet segítségével a szolgáltató funkciók, mint a figyelmeztető jelzéseket a dokumentáció változásairól, a megjelenése új dokumentumok, stb

Így munkafolyamat szükséges minden modern cég, amely arra törekszik, hogy fejlesszék és javítsák a működését.